Consequent gebruik van doelen
Iedereen is altijd druk doende met allerhande werk. Maar weinigen weten of het de goede kant op gaat. En dat geeft onrust, zowel voor de uitvoerenden als voor de leidinggevenden. Process partners faciliteert het gebruik van een Deming cirkel. Op basis van het jaarplan worden maandelijkse doelen vastgesteld, acties uitgevoerd en resultaten geëvalueerd. Leidinggevende geeft aan: “Het is erg prettig te weten waar je aan toe bent, zonder je in de details te moeten verdiepen. Dan kun je jezelf ook niet in de details verliezen.”. Medewerkers zeggen “Weten waar je naar toe werkt en begrijpen hoever je bent geeft voldoening. Het helpt ook met prioriteren.”.
Operationeel management
Na het invoeren van een nieuw ICT systeem bij een dienstverlenende organisatie is een afdeling de controle over het werk kwijt. Nu zit al het werk wel in 1 systeem, maar het is niet duidelijk welk werk als eerste moet worden opgepakt. Aanvragen blijven binnenkomen en het werk stapelt zich snel op. Door het invoeren van buffermanagement principes en de tactische inzet van tussensprints is de hoeveelheid onderhanden werk gereduceerd tot minder dan 1/3 . Gemiddelde doorlooptijd is dramatisch gedaald en leverbetrouwbaarheid op zelf gestelde normen is toegenomen van minder dan 50% naar meer dan 80%. Er hoeven geen externe medewerkers meer ingehuurd te worden en vaste medewerkers geven aan minder stress te ervaren. De beschikbaar gekomen tijd wordt ingezet om elkaar te trainen en de organisatie goed voor te bereiden op toekomstige veranderingen.
Een ding tegelijk
In een continu veranderende organisatie kan het lastig zijn om tijd en aandacht te verdelen tussen projecten en dagelijks werk. Vooral als de kennis en ervaring van leidinggevenden nodig is om cruciale input te leveren op projecten ligt dit gevaar op de loer. Leidinggevenden proberen veel ballen tegelijk in de lucht te houden; multi-tasken. Zowel projecten als lijn krijgen niet voldoende kwaliteit en de leidinggevenden in kwestie ervaren dit als zeer stressvol. In een dienstverlenende organisatie is het d.m.v. SCRUM methodieken gelukt om de leidinggevenden weer de rust te geven om zich te focussen op het werk dat op dat moment belangrijk is. Het werk wordt sneller gedaan, met hogere kwaliteit en minder stress. Iedereen is happy.